5 tips om een handleiding online te publiceren

1: Maak een pdf van uw document

Het klinkt misschien als een open deur, maar er zijn voldoende voorbeelden te vinden van handleidingen in Word-formaat. Een Worddocument is standaard door iedereen te bewerken. Het staat nogal onprofessioneel als uw klant een document van uw hand nog kan aanpassen. U stuurt hem immers ook geen onaf product. Een pdf-formaat sluit het document af voor bewerking en maakt het makkelijk te publiceren. De meeste software die tegenwoordig gebruikt wordt om handleidingen te maken biedt standaard ondersteuning om het bestand te exporteren naar pdf. Meestal kunt u een bestand opslaan als pdf of heeft u apart de optie om te exporteren naar pdf.

2: Zorg voor correcte metadata bij uw document

Metadata vertelt gebruikers, maar belangrijker ook zoekmachines, waar uw document over gaat en wie het heeft geschreven. Met behulp van Adobe Acrobat Pro kunt u de metadata van een pdf-document bewerken. Wanneer u een pdf in dit programma geopend heeft, klikt u op Bestand en vervolgens op Eigenschappen. In dit venster kunt u de titel, de auteur, het onderwerp en de sleutelwoorden van uw document invullen. Deze velden helpen uw pdf online gevonden te worden.

3: Zorg voor een heldere linkstructuur

Plaatst u uw pdf op uw website, begraaf het document dan niet te diep in allerlei links en pagina's. Het beste kunt u de pdf op een zichtbare en toegankelijke pagina plaatsen, waar het document makkelijk gedownload kan worden. Door ook op andere pagina's van uw website te verwijzen naar de pdf, maakt u nog duidelijker aan zoekmachines wat het doel van uw pdf is. 

Andersom helpt het ook als u vanuit uw pdf klikbare links maakt naar pagina's op uw website. Dat is niet alleen goed voor de vindbaarheid van uw document. Het is ook makkelijker voor de lezer van het document om op een link te kunnen klikken, in plaats van deze te moeten knippen en plakken. Let er in beide gevallen wel op dat de links relevant en logisch zijn. Zo veel mogelijk links plaatsen om uw content hoger in de zoekresultaten te krijgen heeft geen zin. De meeste zoekmachines hebben dit door en straffen het af. 

4: Voorzie afbeeldingen van Alt-tekst

Zoekmachines zijn in staat om niet alleen de titel maar ook de inhoud van pdf-documenten te doorzoeken. U kunt hier handig gebruik van maken door zoektermen te verwerken in uw pdf. Maar tekst in scans of als onderdeel van een afbeelding wordt door zoekmachines niet herkend. Net als bij reguliere webpagina's dient u deze afbeeldingen een zogenaamde alt-tekst mee te geven. Met deze alt-tekst omschrijft u de afbeelding zodat deze bij relevante zoekopdrachten naar boven komt. Gebruik hiervoor dus termen die de afbeelding omschrijven en waarop u graag gevonden wilt worden.

Om de afbeeldingen in uw document te voorzien van alt-tekst klikt u in Adobe Acrobat Pro op Beeld, vervolgens op Gereedschappen en tot slot op Toegankelijkheid. Klik in het scherm op Alternatieve tekst instellen. In het venster dat nu verschijnt kunt u al uw afbeeldingen doorlopen en voorzien van alternatieve tekst.

5: Sla het document op de juiste manier op

Als u klaar bent met uw wijzigingen in Adobe Acrobat Pro, vergeet het bestand dan niet op te slaan. Wanneer u een pdf opslaat voor publicatie op het web, kunt u het beste de bestandsgrootte laag houden. Dit doet u door te klikken op Bestand, vervolgens op Opslaan als ander bestand en tot slot voor Kleinere PDF. Hoewel een pdf doorgaans niet zomaar bewerkt kan worden zonder specifieke software, doet u er goed aan het bestand te versleutelen tegen bewerking. Klik hiervoor op Beveiliging, vervolgens op Coderen en tot slot op Coderen met wachtwoord. In het venster dat nu verschijnt kunt u aangeven wat lezers met uw document mogen doen. Zorg tot slot voor een heldere bestandsnaam die omschrijft waar het document over gaat. Vermijd bestandsnamen als "Manual_20152201_V3_Def.pdf". Beter is bijvoorbeeld "Handleiding Magnetron Model 3C.pdf"

Het zijn wellicht slechts kleine wijzigingen, maar door net iets meer aandacht aan uw documentatie te besteden maakt u ook het gebruik van uw handleidingen tot een aangename ervaring voor uw klant.